Richtlinienzum GWÖ-AccountDer GWÖ-Account bietet Zugang zu vielen internen Informationen. Deshalb ist es wichtig, verantwortungsvoll damit umzugehen, auch und besonders im Hinblick auf den Datenschutz. Deshalb gilt unter allen Umständen:
Niemals den Zugang und das Passwort weitergeben - auch und erst recht nicht an Personen zur Vertretung!
Es darf niemand Zugang zu unseren Applikationen oder Daten erhalten, der z.B. die Datenschutz-Vereinbarung und den Code of Conduct nicht unterzeichnet hat (erfolgt bei der Account-Anmeldung). zur GWÖ-E-Mail-Adresse| Zweck | - Abdecken des gesamten E-Mail-Verkehrs aller "aktiven Mitglieder" und Festangestellten
- Außendarstellung als offizieller Funktionsträger der GWÖ-Bewegung
- Sichtbarmachung der „richtigen“ Ansprechpersonen (z.B. auf der GWÖ-Website)
- Erhöhung der Identifikation mit der GWÖ
- klare Trennung zwischen privaten/beruflichen- und GWÖ-Mails
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| Format | max.muster@ecogood.org |
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| Voraussetzungen | siehe GWÖ-Account beantragen Apply for an ECG Account |
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| Verwendung | - soll für die externe und interne Kommunikation verwendet werden, um nach außen ein professionelles Bild zu gewährleisten
(Die Verwendung privater Mail-Accounts wird successive abgebaut) - regelmäßiges Lesen und Beantworten von neuen Mails (Maximal 1 Woche)
- bei längerer Abwesenheit automatische Abwesenheitsnotiz erstellen
(bei zentralen Aufgaben mit Kontaktdaten der Vertretung)
- regelmäßiges Archivieren und Löschen von gelesenen Mails > siehe Speicherplatz für alle Postfächer
- keine Links in unbekannten Mails anklicken, Spam-Mails löschen
- Beachtung der relevanten Teile des Umgangskodex
 Werden die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt (z.B. bei Ausscheiden aus der GWÖ), informiert der/die Inhaber*in der E-Mail-Adresse (oder das zuständige IKT-Mitglied) über die Account-Administration, damit die Löschung der E-Mail-Adresse veranlaßt wird.
Bei Beendigung der Mitgliedschaft wird die E-Mail-Adresse (und alle zugehörigen Mails des Postfaches) automatisch gelöscht. |
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