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Was ist der GWÖ-Account?

Der GWÖ-Account ist der zentrale Zugang zu den IT-Applikationen, bestehend aus:

GWÖ-Accountermöglicht Dir den Zugang zum Intranet-Portal: Unsere Applikationen
Mail-Adressekommuniziere im Namen der GWÖ, siehe E-Mail - Zimbra und Sympa

Wie bekomme ich einen GWÖ-Account?

Werde ein aktives Mitglied (siehe Mitmachen als aktives Mitglied und GWÖ-Account beantragen).

Excerpt

Richtlinien

zum GWÖ-Account

Der GWÖ-Account bietet Zugang zu vielen internen Informationen. Deshalb ist es wichtig, verantwortungsvoll damit umzugehen, auch im Hinblick auf den Datenschutz.

Deshalb gilt unter allen Umständen:
Niemals das Passwort weitergeben
Es darf niemand Zugang zu unseren Applikationen oder Daten erhalten, der z.B. die Datenschutz-Erklärung nicht unterschrieben hat.

zur GWÖ-E-Mail-Adresse

Zweck
  • Abdecken des gesamten E-Mail-Verkehrs aller "aktiven Mitglieder" und Festangestellten
  • Außendarstellung als offizieller Funktionsträger der GWÖ-Bewegung
  • Sichtbarmachung der „richtigen“ Ansprechpersonen (z.B. auf der GWÖ-Website)
  • Erhöhung der Identifikation mit der GWÖ
  • klare Trennung zwischen privaten/beruflichen- und GWÖ-Mails
Formatmax.muster@ecogood.org
Voraussetzungensiehe Mitmachen als "Aktives Mitglied"
Verwendung
  • soll für die externe und interne Kommunikation verwendet werden, um nach außen ein professionelles Bild zu gewährleisten
    (Die Verwendung privater Mail-Accounts wird successive abgebaut)
  • regelmäßiges Lesen und Beantworten von neuen Mails (Maximal 1 Woche)
    • bei längerer Abwesenheit automatische Abwesenheitsnotiz erstellen
      (bei zentralen Aufgaben mit Kontaktdaten der Vertretung)
  • regelmäßiges Archivieren und Löschen von gelesenen Mails > siehe Speicherplatz für alle Postfächer
  • keine Links in unbekannten Mails anklicken, Spam-Mails löschen
  • Beachtung der relevanten Teile des Umgangskodex

(warning) Werden die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt (z.B. bei Ausscheiden aus der GWÖ), informiert der/die Inhaber*in der E-Mail-Adresse (oder das zuständige IKT-Mitglied) über post@list.ecogood.org, damit die Löschung der E-Mail-Adresse veranlaßt wird.

(warning) Falls die letzte Anmeldung im GWÖ-Account länger als 3 Monate zurückliegt, wird dieser geschlossen und innerhalb eines weiteren Monats gelöscht.

Bei Beendigung der Mitgliedschaft wird die E-Mail-Adresse automatisch gelöscht.

Wie geht das technisch?

Der GWÖ-Account (technisch: ein in Zimbra angesiedeltes LDAP-System) verwaltet zentral

  • für jeden Aktiven in der Bewegung genau einen Account
  • Gruppen und Rollen, die diesem Account zugeordnet sind

Im jeweiligen GWÖ-Tool wird dann definiert, welche Tool-spezifischen Rechte der Benutzer aufgrund seiner Gruppen und Rollen erhält.
(z.B. darf im Backoffice ein Regionalgruppen-Koordinator nur auf Mitglieder seiner Regionalgruppe zugreifen).

(warning) Abgrenzung: LDAP (der GWÖ-Account) ist kein "Single Sign-on" (mit dem man sich nur ein einziges Mal anmeldet und damit Zugang zu allen Tools hat)

Mehr technische Infos dazu auf LDAP.