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Merkblatt zur Nutzung von GWÖ-E-Mail-Adressen

Beschlussvorlage für das IKT – Stand: 03/2017
Ich hätte gerne eine Mail-Adresse.
 Erfülle ich die Voraussetzungen?
 Für personifizierte E-Mail-Adressen: Ich bin Mitglied in einem GWÖ-Verein und führe zentrale Aufgaben durch (z.B. Koordination einer Subeinheit, Vorstand eines GWÖ-Vereins, IKT-Mitglied, Hauptamtliche/r, offizielle Funktion).
 Für allgemeine E-Mail-Adressen: Mein Energiefeld oder AkteurInnen-Kreis ist vom IKT anerkannt, und/oder meine Aktivitäten sind von zentraler Bedeutung.
 Ich benötige die Mail-Adresse über einen längeren Zeitraum (zumindest Monate).
 Ich benötige die Mail-Adresse für den Außenauftritt (z.B. Website, Flyer).
 Ich habe dieses Merkblatt gelesen und verstanden.
 Wenn ja, stelle ich einen Antrag:
 Wunsch-E-Mail-Adresse definieren (Standard: vorname.nachname@ecogood.org oder namederregion@ecogood.org oder aufgabe@ecogood.org)
 Mail an die nächstgelegene „zentrale Person“ schicken (z.B. KoordinatorInnen der jeweiligen Subeinheiten)
 Überprüfung der Voraussetzungen durch diese „zentrale Person“
 Weiterleitung des Antrags durch die „zentrale Person“ an den/die AdministratorIn
 Die GWÖ-E-Mail-Adresse wird für mich eingerichtet:
 Anlegen der GWÖ-E-Mail-Adresse durch AdministratorIn
 Standard: Postfach bei personifizierten Mail-Adressen, Weiterleitung ohne lokale Kopie bei allgemeinen Mail-Adressen
 Mail an den/die AntragstellerIn  „GWÖ-E-Mail-Adresse wurde eingerichet“
(weiter auf Seite 2)
Ich habe eine Mail-Adresse.
 Ich schicke und empfange Mails von meiner personifizierte Mail-Adresse aus.
 Login mit den zugesandten Daten auf https://mail.ecogood.org
 Alternative: Einrichtung in meinem Mail-Programmen (Thunderbird, Outlook etc.)
 Ich empfange weitergeleitete Mails an meine Mail-Adresse.
 Empfang über mein E-Mail-Postfach  Weitergeleitete Mails sind anhand der E-Mail-Adresse in der Zeile „An:“ erkennbar.
 Antwortmails und neue Mails werden von meiner Mail-Adresse aus versandt.
 Ich beachte die relevanten Teile des Umgangskodex.
 Ich anerkenne, dass ich Mitverantwortung für eine gelungene Kommunikation trage (z.B. mit einem „Danke“ oder durch Methoden gewaltfreier Kommunikation).
 Ich strebe persönliche Gespräche und Treffen an. Ist dies nicht möglich, gebe ich Telefon- und Skype-Gesprächen den Vorzug gegenüber Schriftverkehr. Mails dienen in der Regel nur dem sachlichen Informationsaustausch. Sobald die Sache emotional wird, suche ich persönlichere Formen der Kommunikation.
 In Diskussionen überlege ich mir gut, was ich konstruktiv beitragen kann, um ein gutes Ergebnis zu erzielen. Mail-Diskussionen versuche ich stets zu unterbinden und auf ein persönliches Gespräch zu verlagern.
 Ich unterstelle allen anderen stets positive Absichten. Wenn mich Dinge bei einer anderen Person stören, spreche ich sie persönlich darauf an – d.h. nicht per E-Mail, und schon gar nicht vor mehreren anderen EmpfängerInnen.
 Ich bin mir bewusst, dass die Art und Weise, wie ich öffentlich über die GWÖ spreche, die Bewegung als Ganzes betreffen kann. Beim Äußern von negativen Aspekten gehe ich besonders achtsam vor – ganz besonders dann, wenn ich im Namen der GWÖ E-Mails verfasse.
 Umgang mit Problemen:
 Spam-Mails: keine Links in unbekannten Mails anklicken, Mails löschen
 Speicherplatz begrenzt  vgl. Balken rechts oben  ggf. Mails löschen
 technische Probleme: Mail an administration@ecogood.org
Ich brauche meine Mail-Adresse nicht mehr.
 Ich brauche meine personifizierte Mail-Adresse nicht mehr.
 Ich erfülle die Voraussetzungen nicht mehr und/oder scheide aus der GWÖ aus. => Mail mit Bitte um vorübergehende Schließung oder endgültige Löschung an administration@ecogood.org
 Ich brauche eine allgemeine Mail-Adresse nicht mehr.
 Ich lege meine Funktion nieder und habe eine/n NachfolgerIn. => Mail an administration@ecogood.org mit Name / Mail-Adresse der NachfolgerIn
 Ich lege meine Funktion nieder und habe keine/n NachfolgerIn. => Mail mit Bitte um vorübergehende Schließung oder endgültige Löschung an administration@ecogood.org